Todo aquel que se plantea organizar un evento siempre quiere que el resultado final sea un éxito en todos los sentidos, pero antes de comenzar a organizarlo debemos tener en cuenta 10 cosas para que nuestro evento pueda calificarse realmente con un 10.
Qué queremos conseguir con el evento, por qué lo ponemos en marcha, si es por una sola cuestión de imagen, fidelizar a nuestros clientes, conseguir nuevos leads, etc. A partir de ahí habrá muchos otros aspectos a tener en cuenta como será el presupuesto, la fecha de realización del mismo, los tiempos o el equipo humano entre otras cuestiones. A continuación os planteamos esos 10 aspectos fundamentales:
- Objetivo principal del evento: Muchas veces se nos pasa por la cabeza organizar un evento porque “nos parece buena idea”. Lo correcto es plantearse el por qué del mismo y qué queremos conseguir: ventas, leads, fidelizar clientes, presentar un proyecto nuevo, repercusión en medios, etc. Por tanto, este aspecto es fundamental y prioritario a la hora de poner en marcha nuestro evento.
- Fecha y lugar de realización: Todo evento lleva consigo un proceso de pre-producción, dependiendo de la envergadura del mismo (lo que viene a traducirse en número de asistentes deseado y presupuesto, fundamentalmente) necesitaremos más o menos tiempo de trabajo previo al mismo, sin embargo, podemos hacer un tanto alzado y señalar que para eventos pequeños (menos de 200 asistentes) tendremos que trabajar al menos con dos meses de antelación; eventos medianos (de 200 a 1.000 asistentes) al menos con cinco meses; y para eventos grandes (más de 1.000 asistentes) nunca podremos trabajar con menos de ocho meses de antelación, a partir de ahí dependerá de cuán grande va a ser nuestro evento.
- Presupuesto: A la hora de trabajar y plantarnos frente a nuestro presupuesto estimado inicial, no podemos caer en el error de pretender minimizar costes desde el inicio, sino que debemos plantear siempre una partida para imprevistos en torno a un 4% del total del presupuesto. Cuando entramos en fase de producción del evento, siempre se incurrirá en gastos de última hora que no estaban previstos, por muy ordenado y organizado que uno sea, de modo que contar con esta partida nos evitará sustos innecesarios con respecto al coste del evento.
- Equipo y organización: Que duda cabe de que ningún evento resulta un éxito si no es gracias a la existencia de un equipo humano detrás, pero ese equipo ha de estar organizado y coordinado en todo momento. Las tareas han de ser asignadas a cada persona desde el momento inicial, de modo que cuando nos acerquemos al evento no nos sobrepase el trabajo. Se han de realizar reuniones periódicas para que todos los componentes del equipo estén al tanto del devenir de los acontecimientos, se sientan involucrados en el proyecto y no se pasen cosas por alto que quizá uno pueda descuidar en un momento puntual.
- Imagen del evento: Parece obvio, pero no siempre se tiene en cuenta. Es necesario trabajar la imagen de nuestro evento, desde el nombre del mismo, un claim que sugiera, que invite a nuestros asistentes a mostrarse interesados, y una gráfica profesional que ayude a la identificación de nuestro evento por parte de la audiencia. No podemos ser uno más, debemos diferenciarnos, y para ello debemos recurrir a profesionales, directivos de arte y diseñadores gráficos cualificados que provean de una imagen ad hoc a nuestro evento, antes de comunicar su existencia al público en general.
- Presencia a nivel online: Hoy en día nos relacionamos más a través de las nuevas tecnologías que en persona, por lo que nuestro evento ha de tener presencia en internet, no solo con una web completa donde se contemplen todos y cada uno de los contenidos y datos de interés de manera actualizada, sino también dando de alta sus perfiles en redes sociales. En función de las necesidades y públicos objetivos, tendremos que crear perfiles en ciertas redes sociales, pero será imprescindible tener presencia tanto en Facebook como en Twitter, herramientas básicas para nuestro plan de comunicación.
- Establecer un plan de marketing y comunicación. Incluso si nuestro evento es cerrado, no debemos pasar por alto la necesidad de establecer un plan de comunicación tanto interna como externa para que nuestra audiencia localice el evento, no le sea desconocido y marque el día de la realización del mismo en su calendario. Para ello hay que hacerse visible, y por tanto será necesario que un equipo de marketing trabaje en ello, estableciendo tiempos, formatos y espacios, así como acuerdos de colaboración a nivel difusión que ayuden a publicitarlo.
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- Búsqueda de patrocinios: Si vamos a necesitar patrocinadores para ponerlo en marcha, es importante trabajar con los tiempos que hemos señalado anteriormente, prestando especial atención a aquellas empresas más grandes que cierran sus presupuestos anuales en el cuarto trimestre, por lo que si queremos que dichas empresas participen, tendremos que plantearles una oferta de patrocinio en el tercer trimestre del año, o lo más probable sea que si llegamos con posterioridad a esa fecha, los presupuestos ya estén asignados y no podamos conseguir el apoyo económico que necesitamos.
- Ponentes o presentadores: No vale cualquiera, y eso debemos tenerlo en cuenta. Si no disponemos de presupuesto para ponencias, el trabajo que nos llevará cerrar ponentes con la experiencia necesaria como para dar un plus a nuestro evento será muy alto, por lo que será un aspecto fundamental a tener en cuenta desde el inicio de la etapa de pre-producción. Es conveniente que el contacto con dichos ponentes sea siempre la misma persona de la Organización, ellos lo agradecerán, y será mucho más sencillo coordinar su participación.
- El día del evento: Será un día de estrés, pero puedes rebajarlo si la jornada previa organizad un ensayo general y un par de visitas con todo el equipo y personal al lugar de celebración. Y es que lo más importante ese día es coordinar a todo el equipo humano, establecer funciones y puestos, aunque siempre deberá haber personal especifico para recibir a los ponentes y a patrocinadores, controlar el sitting, y personal para atender cualquier necesidad que pueda surgir en el último momento.
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1 comentario
Esto me a ayudado mucho gracias