{"id":3710,"date":"2016-07-28T09:00:10","date_gmt":"2016-07-28T07:00:10","guid":{"rendered":"https:\/\/reinicia.agenciareinicia.com\/?p=3710"},"modified":"2024-04-08T11:21:29","modified_gmt":"2024-04-08T09:21:29","slug":"10-cosas-tener-cuenta-evento","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.agenciareinicia.com\/blog\/10-cosas-tener-cuenta-evento\/","title":{"rendered":"10 cosas a tener en cuenta para un evento"},"content":{"rendered":"\n

Todo aquel que se plantea organizar un evento siempre quiere que el resultado final sea un \u00e9xito en todos los sentidos, pero antes de comenzar a organizarlo debemos tener en cuenta 10 cosas para que nuestro evento pueda calificarse realmente con un 10.<\/p>\n\n\n\n

Qu\u00e9 queremos conseguir con el evento, por qu\u00e9 lo ponemos en marcha, si es por una sola cuesti\u00f3n de imagen, fidelizar a nuestros clientes, conseguir nuevos leads, etc. A partir de ah\u00ed habr\u00e1 muchos otros aspectos a tener en cuenta como ser\u00e1 el presupuesto, la fecha de realizaci\u00f3n del mismo, los tiempos o el equipo humano entre otras cuestiones. A continuaci\u00f3n os planteamos esos 10 aspectos fundamentales:<\/p>\n\n\n\n

  1. Objetivo principal del evento<\/strong>: Muchas veces se nos pasa por la cabeza organizar un evento porque \u201cnos parece buena idea\u201d. Lo correcto es plantearse el por qu\u00e9 del mismo y qu\u00e9 queremos conseguir: ventas, leads, fidelizar clientes, presentar un proyecto nuevo, repercusi\u00f3n en medios, etc. Por tanto, este aspecto es fundamental y prioritario a la hora de poner en marcha nuestro evento.<\/li>
  2. Fecha y lugar de realizaci\u00f3n<\/strong>: Todo evento lleva consigo un proceso de pre-producci\u00f3n, dependiendo de la envergadura del mismo (lo que viene a traducirse en n\u00famero de asistentes deseado y presupuesto, fundamentalmente) necesitaremos m\u00e1s o menos tiempo de trabajo previo al mismo, sin embargo, podemos hacer un tanto alzado y se\u00f1alar que para eventos peque\u00f1os (menos de 200 asistentes) tendremos que trabajar al menos con dos meses de antelaci\u00f3n; eventos medianos (de 200 a 1.000 asistentes) al menos con cinco meses; y para eventos grandes (m\u00e1s de 1.000 asistentes) nunca podremos trabajar con menos de ocho meses de antelaci\u00f3n, a partir de ah\u00ed depender\u00e1 de cu\u00e1n grande va a ser nuestro evento.<\/li><\/ol>\n\n\n\n\n\n\n
    1. Presupuesto<\/strong>: A la hora de trabajar y plantarnos frente a nuestro presupuesto estimado inicial, no podemos caer en el error de pretender minimizar costes desde el inicio, sino que debemos plantear siempre una partida para imprevistos en torno a un 4% del total del presupuesto. Cuando entramos en fase de producci\u00f3n del evento, siempre se incurrir\u00e1 en gastos de \u00faltima hora que no estaban previstos, por muy ordenado y organizado que uno sea, de modo que contar con esta partida nos evitar\u00e1 sustos innecesarios con respecto al coste del evento.<\/li>
    2. Equipo y organizaci\u00f3n<\/strong>: Que duda cabe de que ning\u00fan evento resulta un \u00e9xito si no es gracias a la existencia de un equipo humano detr\u00e1s, pero ese equipo ha de estar organizado y coordinado en todo momento. Las tareas han de ser asignadas a cada persona desde el momento inicial, de modo que cuando nos acerquemos al evento no nos sobrepase el trabajo. Se han de realizar reuniones peri\u00f3dicas para que todos los componentes del equipo est\u00e9n al tanto del devenir de los acontecimientos, se sientan involucrados en el proyecto y no se pasen cosas por alto que quiz\u00e1 uno pueda descuidar en un momento puntual.<\/li><\/ol>\n\n\n
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      \"Servicio<\/figure><\/div>\n\n\n\n\n\n
      1. Imagen del evento<\/strong>: Parece obvio, pero no siempre se tiene en cuenta. Es necesario trabajar la imagen de nuestro evento, desde el nombre del mismo, un claim<\/em> que sugiera, que invite a nuestros asistentes a mostrarse interesados, y una gr\u00e1fica profesional que ayude a la identificaci\u00f3n de nuestro evento por parte de la audiencia. No podemos ser uno m\u00e1s, debemos diferenciarnos, y para ello debemos recurrir a profesionales, directivos de arte y dise\u00f1adores gr\u00e1ficos cualificados que provean de una imagen ad hoc<\/em> a nuestro evento, antes de comunicar su existencia al p\u00fablico en general.<\/li><\/ol>\n\n\n
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        \"C\u00edrculos<\/figure><\/div>\n\n\n
        1. Presencia a nivel online<\/strong>: Hoy en d\u00eda nos relacionamos m\u00e1s a trav\u00e9s de las nuevas tecnolog\u00edas que en persona, por lo que nuestro evento ha de tener presencia en internet, no solo con una web completa donde se contemplen todos y cada uno de los contenidos y datos de inter\u00e9s de manera actualizada, sino tambi\u00e9n dando de alta sus perfiles en redes sociales. En funci\u00f3n de las necesidades y p\u00fablicos objetivos, tendremos que crear perfiles en ciertas redes sociales, pero ser\u00e1 imprescindible tener presencia tanto en Facebook como en Twitter, herramientas b\u00e1sicas para nuestro plan de comunicaci\u00f3n.<\/li>
        2. Establecer un plan de marketing y comunicaci\u00f3n<\/strong>. Incluso si nuestro evento es cerrado, no debemos pasar por alto la necesidad de establecer un plan de comunicaci\u00f3n tanto interna como externa para que nuestra audiencia localice el evento, no le sea desconocido y marque el d\u00eda de la realizaci\u00f3n del mismo en su calendario. Para ello hay que hacerse visible, y por tanto ser\u00e1 necesario que un equipo de marketing trabaje en ello, estableciendo tiempos, formatos y espacios, as\u00ed como acuerdos de colaboraci\u00f3n a nivel difusi\u00f3n que ayuden a publicitarlo.<\/li><\/ol>\n\n\n\n
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          En Reinicia te mostramos Casos de \u00e9xito<\/strong> en eventos<\/p>\n<\/div>\n\n\n\n

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          \n
          ver casos de \u00e9xito<\/a><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n
          1. B\u00fasqueda de patrocinios<\/strong>: Si vamos a necesitar patrocinadores para ponerlo en marcha, es importante trabajar con los tiempos que hemos se\u00f1alado anteriormente, prestando especial atenci\u00f3n a aquellas empresas m\u00e1s grandes que cierran sus presupuestos anuales en el cuarto trimestre, por lo que si queremos que dichas empresas participen, tendremos que plantearles una oferta de patrocinio en el tercer trimestre del a\u00f1o, o lo m\u00e1s probable sea que si llegamos con posterioridad a esa fecha, los presupuestos ya est\u00e9n asignados y no podamos conseguir el apoyo econ\u00f3mico que necesitamos.<\/li>
          2. Ponentes o presentadores<\/strong>: No vale cualquiera, y eso debemos tenerlo en cuenta. Si no disponemos de presupuesto para ponencias, el trabajo que nos llevar\u00e1 cerrar ponentes con la experiencia necesaria como para dar un plus a nuestro evento ser\u00e1 muy alto, por lo que ser\u00e1 un aspecto fundamental a tener en cuenta desde el inicio de la etapa de pre-producci\u00f3n. Es conveniente que el contacto con dichos ponentes sea siempre la misma persona de la Organizaci\u00f3n, ellos lo agradecer\u00e1n, y ser\u00e1 mucho m\u00e1s sencillo coordinar su participaci\u00f3n.<\/li><\/ol>\n\n\n\n\n\n\n
            1. El d\u00eda del evento<\/strong>: Ser\u00e1 un d\u00eda de estr\u00e9s, pero puedes rebajarlo si la jornada previa organizad un ensayo general y un par de visitas con todo el equipo y personal al lugar de celebraci\u00f3n. Y es que lo m\u00e1s importante ese d\u00eda es coordinar a todo el equipo humano, establecer funciones y puestos, aunque siempre deber\u00e1 haber personal especifico para recibir a los ponentes y a patrocinadores, controlar el sitting<\/em>, y personal para atender cualquier necesidad que pueda surgir en el \u00faltimo momento.<\/li><\/ol>\n\n\n\n\n\n\n

              Si buscas una agencia para organizar tu evento, est\u00e1s en la p\u00e1gina acertada. Comprueba los eventos que ya hemos realizado<\/a> para otros clientes.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

              Todo aquel que se plantea organizar un evento siempre quiere que el resultado final sea un \u00e9xito en todos los sentidos, pero antes de comenzar a organizarlo debemos tener en cuenta 10 cosas para que nuestro evento pueda calificarse realmente con un 10.<\/p>\n","protected":false},"author":9,"featured_media":3712,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"inline_featured_image":false,"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":5,"_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}"},"categories":[435,189],"tags":[186,187,188,190],"acf":[],"yoast_head":"\n10 cosas a tener en cuenta para un evento<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"\u25b7Con este art\u00edculo, 10 cosas a tener en cuenta para un evento, queremos darte ideas para mejorar y alcanzar tus metas.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, 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